Die Instandhaltung von Immobilien, wie sie beim Verband der Wohneigentümer e.V erfolgt, umfasst Maßnahmen bezüglich der Wartung, Inspektion, Instandsetzung sowie zur Verbesserung. Die vier Akte sind unter Berücksichtigung festgelegter Instandhaltungsstrategien, objektbezogener Instandhaltungsziele und inner- und außerbetrieblicher Forderungen anzuwenden. 

Die Instandhaltung von Gebäuden ist grundsätzlich mit der Aufrechterhaltung des ursprünglichen baulichen Zustandes und der damit verknüpften Funktionalität gleichzusetzen. Demnach sichern permanent durchgeführte Maßnahmen zur Instandhaltung den Wert des jeweiligen Objektes. Der Begriff „ Instandhaltungskosten" summiert daher die Kosten, die im Rahmen der Nutzungsdauer zur Beseitigung von Erscheinungen bzw. baulichen Mängeln aufzubringen sind, die durch Abnutzung, Alter und Witterung hervorgerufen werden. Instandhaltungen werden durch verschiedene europäische Normen verbindlich definiert. DIN 13306 legt Normen für diesbezügliche Begriffe fest, während die DIN EN 31051 zugehörige Grundlagen für Instandhaltungen determiniert. Ergänzend fließen die DIN 18960, die entstehende Nutzungskosten im Hochbau beschreibt und die DIN 32736, die Normen für das Gebäudemanagement impliziert, in die Regelungen zur Instandhaltung ein. 

Im Zuge von Wartungen werden die Abnutzungserscheinungen, die an verschiedenen Geräten, Bauteilen und technischen Anlagen bzw. Einrichtungen erkennbar werden, anhaltend reguliert und zuverlässig eingedämmt. Wartungsarbeiten umschließen unterschiedliche Einzelmaßnahmen, die unmittelbar ineinander greifen.   

Den Beginn der Wartung markieren der Auftrag, die zugehörige Auftragsdokumentation sowie die Prüfung des jeweiligen Auftragstitels. Zu diesem Zweck entsteht ein Wartungsplan, der an eine umfassende vorherige Planung gebunden ist. Dieser wird explizit auf die Belange betreffender Immobilien, Bauteile oder Geräte zugeschnitten. Beispielsweise ist die Erstellung von Wartungsplänen für Aufzüge, Heizanlagen, Fassaden oder Dächer umsetzbar. Die entsprechenden Wartungspläne sind mit einer langfristigen Verbindlichkeit verknüpft. Deshalb muss ein zugehöriger Plan neben festgelegten Terminen, Informationen zu den örtlichen Gegebenheiten, auszuführende Maßnahmen und wichtige bauliche Merkmale der Objekte beinhalten. Anschließend muss die Realisation der Wartung auf finanzieller und technischer Ebene vorbereitet werden. Nachfolgend ist unbedingt zu berücksichtigen, ob für die anstehenden Wartungsarbeiten Maßnahmen zur Vorbereitung zu treffen sind. Optional müssen daher vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn vor Ort Schutz- oder Sicherheitsausrüstungen bereitgestellt werden. Gleichzeitig muss die spezifische Ausrüstung der Arbeitsplätze sichergestellt werden, um optimale Arbeitsabläufe der ausführenden Organe gewährleisten zu können.   

Sind diese Faktoren abgearbeitet, erfolgt die rechts- bzw. endgültige Freigabe. Diese initiiert den Beginn der Wartungsarbeiten. Die im Rahmen des Wartungsplans schriftlich festgelegten Maßnahmen zur Wartung sind exakt orientiert an dem Wartungsplan auszuführen. Zusätzlich nehmen die Dienstleister eine fundierte Funktionsprüfung aller Geräte und technischer Anlagen vor. In Verbindung mit den Arbeiten muss eine Rückmeldung bezüglich des Ausführungsendes der Wartung stattfinden. 

Für Inspektionen von Immobilienobjekten sind stets Baufachmänner oder Techniker zu beauftragen. Die jeweilige Inspektion wird generell unmittelbar am Gebäude und den zugehörigen technischen Anlagen realisiert. In diesem Kontext wird der situative IST – Zustand des Objektes analysiert. Durch eine Vor – Ort- Begehung können gezielt Abnutzungserscheinungen und negative Veränderungen an der Immobilie festgestellt werden. Sowohl die Ursachen als auch die Konsequenzen für die Erscheinungen können direkt beleuchtet werden. Die Ergebnisse von Inspektionen sind laut Experten prinzipiell schriftlich oder bei Bedarf fotografisch zu dokumentieren.