Viele Selbstständige kennen das Problem:

Die bisherigen Büroräume sind im Laufe der Zeit zu klein geworden und genügen nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Auch für Existenzgründer steht die Suche nach geeigneten Büroräumen an erster Stelle.

Worauf man bei der Anmietung von geeigneten Flächen achten sollte und wie man am Ende stressfrei zum Ziel kommt möchten wir in diesem Beitrag aufzeigen.  

Anforderungen und Wünsche 

Büroräume mieten bedeutet heute viel mehr als ein Besichtigungsbesuch und eine Unterschrift auf einem Mietvertrag. Gerade für kleinere Unternehmen ohne Publikumsverkehr ergibt sich durch den genauen Vergleich der Angebote großes Einsparpotential. Aber auch Firmen, bei denen Kunden täglich ein- und ausgehen, sparen bei der richtigen Auswahl geeigneter Räume oftmals bares Geld.  

Bevor es also auf die Suche geht, sollte man sich daher zunächst klar werden, welche Anforderungen man an die zukünftigen Büroräume stellt: Benötige ich neben meinem eigenen Parkplatz weitere Parkflächen? Ist eine vorhandene Infrastruktur wie eine regelmäßige Busverbindung für den Erfolg meines Unternehmens wichtig? Kann ich auf diese verzichten, weil meine Kunden aufgrund meiner Produkte auch den Weg ins Umland in Kauf nehmen?  Müssen meine Büroräume repräsentativ sein oder reicht es, wenn diese meinen Ansprüchen genügen?  Ist die für meine Tätigkeit benötigte Hardware, wie etwa ein Breitbandanschluss verfügbar? Auch die Frage, ob man die Räume mit anderen teilen oder diese nur temporär bei Bedarf mieten kann, gilt es zu klären bevor die Suche losgehen kann.  

Die gezielte Suche

Nachdem die Kriterien für die Büroräume festgelegt worden sind, kann man mit der Suche beginnen. Gerade in Großstädten, in denen erfahrungsgemäß eine Knappheit an geeigneten Flächen herrscht, kann es empfehlenswert sein, die Suche über einen örtlichen Makler organisieren zu lassen. Hierbei kann man sich neben der mitunter jahrelangen Erfahrungen am Markt auch auf eine zielgerichtete Suche verlassen. Wer die Courtage sparen möchte oder auch muss, sollte sich direkt mit den Eigentümern bzw. deren Vermittler in Verbindung setzen. Auch das gezielte Nachfragen bei Nachbarn eines entsprechenden Objekts hat schon zum Abschluss eines Mietvertrags geführt.  In ländlichen Regionen empfiehlt sich dieser Schritt ganz besonders, denn oftmals werden entsprechende Angebote nur mündlich weitergegeben und sind dementsprechend nur einem kleinen Kreis bekannt. Möchte man nur temporär Büroräume mieten, kann man im Internet leicht entsprechende Bürogemeinschaften finden.

Die Besichtigung

Hat man entsprechende Räumlichkeiten gefunden, sollte immer eine Besichtigung stattfinden. Nur so kann man sich einen Überblick über die Räume an sich und der Umgebung verschaffen und seine Anforderungen vergleichen. Die Besichtigung sollte generell bei Tageslicht und bevorzugt an Werktagen stattfinden. Nur so lassen sich offensichtliche Baumängel oder Störfaktoren wie Baustellenlärm oder eine Geruchsbelästigung durch andere Firmen ausschließen.  Damit die an die Büroräume gestellten Anforderungen überprüft werden können, empfiehlt es sich, einen vorbereiteten Zettel mit allen wichtigen Punkten zum Termin mitzunehmen.  Sollte man sich bei der Auswahl unsicher sein, kann auch ein weiterer Besichtigungstermin sinnvoll sein. Die Zeit bis dahin kann dann genutzt werden, um bestehende Zweifel auszuräumen.   

Der Mietvertrag 

Endlich ist es soweit - die Besichtigung ist vorbei und die Räume entsprechen allen Erwartungen. Doch bevor man mit seiner Büroausstattung einziehen kann, gilt es, den Mietvertrag zu unterschreiben. Dieser sollte alle wichtigen Daten zu den Räumen, wie etwa die Fläche oder Anzahl der Büros und auch die Mietdauer und die monatlichen Kosten beinhalten. Nebenabsprachen wie etwa Winterdienst oder Reparaturen sollten grundsätzlich schriftlich fixiert werden.